13 décembre 2005
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Qui d'entre nous ne s'est jamais senti débordé par de nombreuses tâches à effectuer simultanément et font intervenir de multiples partenaires ?Dégager des priorités et établir une hiérarchie parmi ces tâches sont deux clès indispensables pour mieux gérer votre temps et atteinde vos objectifs.
Efficience et efficacité
Selon Peter Drucker : "il est préférable de faire le bon travail que de bien faire un travail".
"bien faire un travail" correspond à la notion d'efficacité. Etre efficient, c'est obtenir le meilleur résultat au meilleur côut, par apport à un enjeu donné. Etre efficace ne suffit pas. Il est important d'être efficient c'est à dire de "faire le bon travail". Par exemple, si l'on effectue soi-même et fiablement un long travail statistique que quelqu'un d'autre peut réaliser plus rapidement, on est efficace. Mais est-ce "faire le bon travail" ? En déléguant cette tâche, on aurait pu sans doute se consacrer à ses propres et réelles priorités.
Importance et urgence
Comment organiser efficacement sa journée ? De nombreux experts en gestion du temps préconisent d'adopter la méthode du général Eisenhower lors de la préparation du débarquement en Normandie. Elle consiste à classer les tâches à accomplir selon leur degré d'urgence et d'importance, dans une grille à quatre cases:
Urgent et Important (A) "les pompiers"
= tâches à exécuter immédiatement et soi-même
Urgent mais peu Important (C) "les agités"
= tâches à exécuter soi-même ou à déléguer rapidement
peu Urgent mais Important (B) "les efficients"
= tâches pour lesquelles il est possible d'attendre ou de déléguer
ni Urgent ni Important (D) "les touristes"
= tâches inutiles, à abandonner
C'est une méthode très fiable mais peu employée, même pour ceux qui en connaissent le principe. Cela tient à la difficulté de bien cerner les notions de tâche urgente et de tâche importante, ainsi qu'à l'absence d'outils permettant d'organiser sa journée en intégrant ces aspects.
Heureusement, sur ces deux points il apporte des solutions.
Pour distinguer ce qui est important de ce qui ne l'est pas, posez-vous la question : "Si cette tâche n'était pas effectuée, ni par moi ni par quelqu'un d'autre, cela aurait-il des conséquences graves ?" Pour séparer l'urgent du non-urgent, demandez à votre donneur d'ordres (client, supérieur hiérarchique ou autre) ; "C'est à faire au plus tard pour quand ?" Sachant que devant toute réponse évasive, sans délai impératif justifié, vous pourrez douter de la réalité de l'urgence..."
Dans la réalité, nous avons souvent tendance à laisser "l'urgent non important" (C), prendre le pas sur "l'important non urgent" (B) qui correspond pourtant à nos objectifs, surtout lorsque l'urgent émane d'une autorité supérieure...
Une définition claire de vos priorités vous permettra de mieux vous concentrer sur l'essentiel, de mieux atteindre vos objectifs.
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