La réunionite, maladie chronique ou aigüe sévit dans de nombreuses entreprises. Les cadres s'en plaignent fréquemment, la direction aussi, tout le monde en fait, et pourtant elle s'étend insidieusement...Et puis au détour d'un changement de chef, ou à l'occasion d'un coup de sang du dit chef, on supprime toutes les réunions, parce qu'on perd son temps. Ou alors alors, dernière mode, on les remplace par des conferences call ou des net meeting, comme si les moyens étaient en cause !!!
Il ne faut pas se tromper. La chirurgie n'a jamais vraiment guéri de la réunionite. En effet, tout en étant une maladie avec ses propres symptômes, elle est d'abord elle même le symptôme d'un management déficient. Elle trouve ses causes parmi l'absence de règles, le manque de respect ou le management-participatif-bonne-conscience, qui génèrent beaucoup d'autres symptômes "désagréables" dans l'entreprise: gaspillages multiples, conflits ...etc
Or la réunion, par définition, dans une entreprise de plus de 1 personne (!) est nécessaire. Encore faut-il la considérer comme un produit interne à part entière et en tant que telle appliquer les exigences de qualité et de performance adequates.
Une étude américaine réalisée par le cabinet Van Bourne ne manque pas d'intérêt. Il s'agissait de tenter de connaître le degré de productivité de ces réunions et de savoir comment les améliorer.
Parmi les facteurs les plus irritants, l'étude a démontré que le retard d'un collègue remportait la palme (77 %), suivi par le manque de préparation (72 %). En France, ce sont les appels téléphoniques, qu'il s'agisse de prises d'appel pendant les réunions (61 %) ou de la sonnerie du portable qu'on n'a pas voulu éteindre (59 %), qui remportent la palme.
Les remèdes sont classiques, connus et...rarement mis en oeuvre :
- Organisation formalisée: animateur, secrétaire, time-keeper...
- Ordre du jour défini préalablement
- Accord consensuel sur les règles de vie (retards, téléphone...)
- Timing et planning fixés et respectés
- Rapport écrit et plan d'action formalisé
- Indicateur et objectif de performance de la réunion elle-même
