Chaque entreprise a son évaluation « maison ». Voici 4 des systèmes les plus répandus avec leurs avantages et leurs failles respectives.

L’appréciation libre
Le supérieur hiérarchique exprime librement ce qu’il pense de chacun de ses collaborateurs. Il rédige à cet effet une note généralement très brève et standardisée. A noter : si cette pratique persiste encore dans certaines entreprises de type « paternaliste », elle a cependant tendance à disparaître

Avantages
- Simplicité, facilité et rapidité de mise en place et d’utilisation

Inconvénients
- Les appréciations de ce type ont souvent pour effet de renforcer les sentiments de dépendance affective des subordonnés à l’égard de leur chef et réciproquement
- Les jugements énoncés sont exclusivement subjectifs et offrent prise à tous les phénomènes de projections psychologiques
- Ce type d’évaluation est souvent très pauvre en informations et ne favorise pas les plans concrets de développement des collaborateurs

La notation
C’est certainement la méthode d’évaluation la plus répandue, sans doute parce qu’elle est aussi la plus simple à appliquer. Les systèmes de notation sont des sortes de carnets de notes professionnels, assez comparables à ceux des écoliers. Ils comportent en général deux colonnes principales : une liste de caractéristiques, de domaines, de conduites qui tiennent lieu de critères d’évaluation avec, en face, un système d’échelle ou de gradation permettant de situer le niveau de la performance en regard de chaque critère.

Avantage :
- ce qui fait le succès de la notation, c’est sa rapidité et sa facilité d’emploi. De plus, ce système permet d’adopter la même démarche pour tous les postes, dans tous les services.

Inconvénients :
- D’un point de vue humain, la notation ne favorise pas les comportements adultes dans les rapports hiérarchiques.
- Quand la même grille est utilisée pour des fonctions disparates, les critères sont rarement assez pertinents pour apprécier de quelle façon un poste est tenu.
- Il n’est pas certain que chaque critère puisse donner lieu à un évaluation qualitative : un comptable, un acheteur est honnête ou il ne l’est pas, toute demi mesure apparaît comme absurde…
- Pour établir une note, on fait la somme algébrique de quantités dont il est clair qu’elles sont d’un ordre très différent : deux scores identiques sont souvent obtenus de façon très dissemblables.
- Dans la quasi totalité des cas, seule une plage très restreinte de l’échelle de valeurs proposée est utilisée par les responsables. Les écarts entre individus sont donc infimes et bien souvent, les évaluateurs obéissent à des règles tacites et propres aux traditions de l’entreprise : ils ne peuvent, sans motif sérieux, descendre la note obtenue précédemment, ni même attribuer une certaine note en deça d’un degré d’ancienneté dans le poste.
- L’évaluateur ne peut prétendre justifier avec rigueur et objectivité la note attribuée, surtout si celle-ci comporte des décimales. Quelle différence objective entre un critère auquel on satisfait « parfois » ou « souvent » ? Les « points » donnés à l’évalué le renseignent donc moins sur son activité professionnelle que sur les dispositions prises à son égard pour le faire bénéficier ou non d’un changement d’échelon, d’une prime, etc.

L’appréciation par objectifs et critères

Le manager et son collaborateur conviennent d’objectifs et de critères de performances lors d’un entretien préalable complété par un dispositif de suivi. Au moment de l’évaluation, ils se retrouvent pour passer en revue chacun des critères et des objectifs, en déterminant à chaque fois si la mission a été accomplie.

Avantages
- A la différence des systèmes de notation, ce type d’évaluation tend à placer le collaborateur et le manager dans une relation de partenariat
- L’évaluation par objectifs réduit les risques de conflits pendant les entretiens – à condition que les objectifs et les critères aient été précisément définis pendant le processus de planning des performances.
- Ce système d’évaluation permet à l’entreprise de coordonner le travail des départements et d’aligner les fonctions individuelle sur son objectif global et ses valeurs.

Inconvénients
- ce type d’évaluation constitue un plus gros investissement que les autres systèmes, à cause du temps qu’exige le planning des performances et le suivi des objectifs. Il impose aussi aux managers et à leurs collaborateurs d’apprendre à définir et à formuler des critères à la fois clairs, pertinents et mesurables.
- Comme tout système, il peut être utilisé de façon erronée ou superficielle, surtout lorsque les managers perdent de vue le véritable but de la démarche.

L’évaluation par classement

Ce type de système consiste à comparer les gens pour déterminer si tel ou tel individu est supérieur, inférieur ou égal à ses homologues, en fonction d’un ensemble de critères donnés (total des ventes, compétences de manager…).

Avantages
- Les classements peuvent encourager certains à travailler davantage
- Si le classement se fonde sur un seul critère aisément mesurable, il fournit des informations fiables et utilisables pour appuyer la promotion, le développement ou la formation des collaborateurs
- Réduit les tâches administratives et la bureaucratie

Inconvénients
- Les comparaisons entre collègues aiguisent les rivalités et induisent une atmosphère de compétition potentiellement nuisible à l’entreprise
- L’accent n’est pas mis sur l’amélioration mais sur la comparaison uniquement
- Les critères de classement sont le plus souvent vagues ou biaisé.

L'entretien d'évaluation est un rendez-vous clef, qui clôt une année et en ouvre une autre. L'occasion, pour un commercial, un service commercial et finalement une entreprise, de redémarrer sur de nouvelles bases. C'est du moins ce que l'on doit logiquement en attendre. Mais la logique cède parfois le pas devant des pratiques et des habitudes depuis longtemps ancrées. Hormis ces dérives, certains expliquent cette difficulté qu'ont les entreprises françaises à développer une bonne pratique des entretiens du fait des écarts qui existent entre notre tradition culturelle et la culture américaine qui est à l'origine de ces rendez-vous annuels.

Le piège le plus fréquent est celui de l'entretien d'évaluation de type "procès", au cours duquel le manager ressemble à s'y méprendre à un procureur qui cherche à condamner plus ou moins lourdement un prévenu. De ce type d'entretien, le manager, la direction des ressources humaines et le collaborateur ne peuvent rien espérer. Ce qu'il faut, c'est instaurer un ajustement entre deux partenaires soucieux de trouver des solutions positives pour l'avenir et de fixer de nouveaux objectifs de réussite. L'objectif est d'évaluer les résultats, les compétences, la qualité des comportements professionnels, le potentiel d'une personne dans la fonction qu'elle occupe, d'aborder les questions de formation.

Des pré-requis

Pour pouvoir faire de bons entretiens individuels d'évaluation, il faut vous assurer, qu'en amont, la direction a bien défini des objectifs stratégiques, opérationnels et par services. Autrement dit, on ne peut pas donner un sens et une direction à chacun si l'ensemble n'en a pas. La direction des ressources humaines doit, de son côté, mettre sur pied un process d'évaluation des preformances clair, et proposer des supports pratiques, tant pour le collaborateur que pour le manager. Ces deux points constituent un pré-requis à toute préparation d'un entretien d'évaluation efficace.

En tant que "maître de séance", il ne faut rien négliger, ni dans la préparation, ni dans le déroulement, ni dans "l'après-entretien". Pour qu'elle soit satisfaisante pour chacune des aprties, la démarche doit reposer sur un process clairement établi en amont : qui fait quoi? Quel est le planning à respecter? Quelles informations seront données? Quelles décisions seront prises?, etc. Et ne pas être considérée comme l'ultime rendez-vous de management de l'année, mais bien comme l'une des composantes de l'arsenal pilotage: l'entretien sera d'autant plus riche et plus authentique que le manager aura su dégager, tout au long de l'année, du temps pour jouer pleinement son rôle de manager, de coach.

Ce qui passe, par exemple, par des bilans d'activité mensuels qui permettront au manager de faire reposer l'entretien annuel sur des faits concrets observés et notés tout au long de l'année. Et puis, si l'on ne se voit pas durant l'année, le risque est grand qu'ayant tellement à se dire, les choses soient exprimées de façon maladroite.

Plus que parler : écouter !

Contrairement aux idées reçues, le manager doit, durant un entretien d'évaluation, davantage écouter que parler. Ce qui n'exclut pas qu'il soit ferme sur ses analyses. Il ne doit pas non plus faire seul les questions et les réponses. L'entretien d'évaluattion est avant tout un lieu d'échange et d'écoute qui doit permettre de comprendre. Il est également essentiel de positiver tant dans l'analyse de l'année écoulée que dans celle à venir. De parler des succès de l'année, des points forts qui ont permis cela, des possibilités d'amélioration pour, à partir des propositions du collaborateur, élaborer un plan d'action.

Les aspects rémunération? On peut les aborder, mais sans fixer de façon définitive d'augmentation. Le manager et le DRH ont tous deux besoin d'avoir une vue globale sur l'ensemble des collaborateurs pour faire une proposition à chacun. Ce sujet peut être glissant, il est préférable de ne pas l'aborder en début d'entretien.

Plan de formation

Au-delà de l'analyse des résultats, des réussites et des difficultés de l'année écoulée, au-delà des objectifs de celle à venir et des axes de développement, l'entretien d'évaluation est l'occasion d'évoquer le développement et l'orientation de carrière du collaborateur en discutant notamment d'un plan de formation. Le manager doit, bien entendu, être pleinement dsiponible durant l'ensemble de l'entretien qui dure en moyenne 2 heures. Dans sa tête, d'une part. Mais ce n'est pas tout : les appels téléphoniques sont bannis pendant le temps de l'entretien.

Avant de ce quitter, le manager doit faire une synthèse et préciser ce qui ne va se passer ensuite, en terme de formation, de rémunération, etc. Le manager doit s'engager et tenir par la suite ses collaborateurs informés. L'entretien sera d'autant plus profitable que le "maître de cérémonie" saura être à l'aise. Mais attention, ce n'est pas parce que l'on a un bon relationnel que l'on sait mener un bon entretien. Il faut y avoir été formé, savoir écouter, et approfondir les choses. Et il est important que le manager soit lui-même évalué pas sa hiérarchie sur la qualité des entretiens d'évaluation qu'il est amené à conduire. 

Tout ce que vous devez savoir sur les entretiens annuels

Nous y voilà : la période des entretiens annuels commence. Que vous soyez dans le rôle de l’évalué ou dans celui de l’évaluateur, l’entretien annuel nécessite de la méthode, du tact et quelques réflexes.

- “L’entretien annuel est un moment privilégié de dialogue”

Pour aller plus loin sur le sujet, Pascaline MALASSINGNE, nous propose un livre documenté sur le thème de l'entretien d'évaluation.

Managers, DRH ou formateurs trouveront ici l'opportunité de compléter leurs acquis dans la façon de structurer leur entretien, définir les types d'interlocuteurs, faire progresser efficacement les phases de l'entretien vers les objectifs fixés, gérer une situation conflictuelle, visualiser les apports d'un collaborateur.

Ils verront aussi, quels sont, pour chacune des phases de l'entretien, les risques de dérapage et leurs conséquences, les avantages et leurs bénéfices, les conditions de réussite.

Pour lire le chapitre 2